Protokollieren in der Kita - Protokoll-vorlage für Teambesprechung und Co
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Protokoll schreiben – so hältst du eure wertvollen Ergebnisse fest

Ein Protokoll sollte für jede Teamsitzung in der Kita angefertigt werden, denn es erfüllt folgende Funktionen:

  1. Gedächtnisstütze: Was haben wir besprochen? Welche Ziele haben wir vereinbart?
  2. Nachweis über Vereinbarungen: Wie sind wir verblieben? Wer hat welche Aufgaben bis
    wann zu erledigen?
  3. Information/Zusammenfassung für Personen, die nicht anwesend waren.

 

5 Tipps für ein gutes Protokoll

Tipp 1: Höre aktiv zu

Um Protokoll zu führen, musst du fähig sein, aktiv zuzuhören, mitzureden und die Informationen zusammenzufassen. Das ist gar nicht so einfach und muss geübt werden. Vereinbare gemeinsam im Team, dass alle reihum üben, ein Protokoll zu schreiben.

Tipp 2: Beginne mit den Fakten

Notiere zu Beginn deines Protokolls das Datum der Teamsitzung und halte die Anwesenheit der Mitglieder fest: Wer ist da, wer ist entschuldigt? Auch den Schriftführer bzw. den Protokollanten solltest du nennen und wer das Protokoll zu lesen bekommt (Verteiler).

Tipp 3: Orientiere dich an den Tagesordnungspunkten

Schreibe nun in Stichpunkten alles mit, was besprochen wird. Einfacher ist es natürlich, wenn die Teamsitzung ohnehin nach Tagesordnungspunkt abgehandelt wird. Die Sitzungsleitung sollte dem Schriftführer signalisieren, welcher Punkt bzw. welches Thema gerade besprochen wird. Wichtig ist, dass du zu jedem Punkt eine kurze Zusammenfassung darüber schreibst, was entschieden wurde.

Tipp 4: Notiere, wie es weitergeht

Notiere unbedingt auch offene Fragen. Halte im Protokoll auch den nächsten Termin fest, sofern es sich nicht um einen regelmäßigen handelt. Dazu solltest du notieren, wer sich bis dahin um welche Informationen oder Aufgaben kümmert.

Tipp 5: Verwende eine Protokollvorlage

Verwende am Besten eine Protokollvorlage und drucke mehrere aus, um immer Vorlagen bereitzuhalten.
So kann die Protokollantin direkt in eine Vorlage eintragen, was besprochen wird. Später kann sie die Inhalte dann in die Vorlage auf dem Computer übertragen, an alle Teammitglieder mailen und mit dem jeweiligen Datum abspeichern. So findest du das jeweilige Protokoll auch später noch problemlos wieder. Die Protokollantin muss abschließend das Protokoll unbedingt unterschreiben.

Tipp

Ihr liebt schönes und praktisches zu verbinden? Dann ist unser stylischer Abreißblock für alle Besprechungspunkte und To-Dos aus eurer Teamsitzung genau das Richtige!

Teambesprechungen in der Kita – einfach protokolliert

A4-Block zum Ausfüllen

Die 50 A4-Doppelseiten dieses Protokollblocks aus besonders festem Papier sind praktischerweise bereits gelocht. 

Der Block hat Felder für Zeitwächter oder Zeitwächterin, die zuständigen Personen, Ziel-Termine für Aufgaben, offene Punkte und Themen, die ihr getrost vertagen könnt. So verzettelt sich das Team nicht – weder in der Teambesprechung noch beim Erledigen der Aufgaben. Dank der klaren Struktur der Protokollvorlage sind deine Gesprächsprotokolle schnell und einfach erstellt. Kleines Tool, große Alltagshilfe!

Eine einfache Protokollvorlage gibt es auch hier als Gratisdownload.

Autorin: Yvonne Wagner

Diese und weitere Ideen findest du hier:

Das Buch aus der Reihe “Textwerkstatt für Erzieher und Erzieherinnen” zeigt anhand vieler Beispiele und Übungen, wie man Kita-Informationen ansprechend vermittelt und präsentiert. Ob Elternbrief, Newsletter, Jahresbericht oder Wandzeitung – die Autorin liefert Textbeispiele und Tipps für aussagekräftige und passende Formulierungen. Auch attraktive Einladungen, Steckbriefe der Erzieher und Erzieherinnen oder Texte für Presse oder Gemeindebrief werden thematisiert.

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