Ein Protokoll sollte für jede Teamsitzung in der Kita angefertigt werden, denn es erfüllt folgende Funktionen:
- Gedächtnisstütze: Was haben wir besprochen? Welche Ziele haben wir vereinbart?
- Nachweis über Vereinbarungen: Wie sind wir verblieben? Wer hat welche Aufgaben bis
wann zu erledigen? - Information/Zusammenfassung für Personen, die nicht anwesend waren.
5 Tipps für ein gutes Protokoll
Tipp 1: Höre aktiv zu
Um Protokoll zu führen, musst du fähig sein, aktiv zuzuhören, mitzureden und die Informationen zusammenzufassen. Das ist gar nicht so einfach und muss geübt werden. Vereinbare gemeinsam im Team, dass alle reihum üben, ein Protokoll zu schreiben.
Tipp 2: Beginne mit den Fakten
Notiere zu Beginn deines Protokolls das Datum der Teamsitzung und halte die Anwesenheit der Mitglieder fest: Wer ist da, wer ist entschuldigt? Auch den Schriftführer bzw. den Protokollanten solltest du nennen und wer das Protokoll zu lesen bekommt (Verteiler).
Tipp 3: Orientiere dich an den Tagesordnungspunkten
Schreibe nun in Stichpunkten alles mit, was besprochen wird. Einfacher ist es natürlich, wenn die Teamsitzung ohnehin nach Tagesordnungspunkt abgehandelt wird. Die Sitzungsleitung sollte dem Schriftführer signalisieren, welcher Punkt bzw. welches Thema gerade besprochen wird. Wichtig ist, dass du zu jedem Punkt eine kurze Zusammenfassung darüber schreibst, was entschieden wurde.
Tipp 4: Notiere, wie es weitergeht
Notiere unbedingt auch offene Fragen. Halte im Protokoll auch den nächsten Termin fest, sofern es sich nicht um einen regelmäßigen handelt. Dazu solltest du notieren, wer sich bis dahin um welche Informationen oder Aufgaben kümmert.
Tipp 5: Verwende eine Protokollvorlage
Verwende am Besten eine Protokollvorlage und drucke mehrere aus, um immer Vorlagen bereitzuhalten.
So kann die Protokollantin direkt in eine Vorlage eintragen, was besprochen wird. Später kann sie die Inhalte dann in die Vorlage auf dem Computer übertragen, an alle Teammitglieder mailen und mit dem jeweiligen Datum abspeichern. So findest du das jeweilige Protokoll auch später noch problemlos wieder. Die Protokollantin muss abschließend das Protokoll unbedingt unterschreiben.
Tipp
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